Freitagabend, halb sieben. Du fährst den Rechner herunter und gehst ins Wochenende. Am Montagmorgen startet er nicht mehr. Die Festplatte ist defekt. Kundendaten, Angebote, Rechnungen, Projektunterlagen der letzten Monate. Alles weg. Du rufst den IT-Dienstleister an. Er fragt: "Wann war die letzte Sicherung?" Du weißt es nicht. Und genau hier beginnt das eigentliche Problem.

Warum die meisten kleinen Unternehmen keine brauchbare Sicherung haben

Du weißt, dass Datensicherung wichtig ist. Trotzdem hast Du sie bisher aufgeschoben. Der Grund ist meistens nicht Nachlässigkeit, sondern Überforderung. Die Ratschläge klingen technisch, die Werkzeuge wirken kompliziert, und im Tagesgeschäft gibt es immer dringendere Aufgaben.

Die Folge: Die Sicherung läuft entweder gar nicht, oder sie wurde einmal eingerichtet und seitdem nicht mehr geprüft. Beides ist gleich gefährlich. Eine Sicherung, die niemand testet, ist keine Sicherung. Sie ist eine Hoffnung.

Die gute Nachricht: Eine zuverlässige Datensicherung für ein kleines Unternehmen ist weder teuer noch aufwendig. Du brauchst keine Spezialkenntnisse und kein großes Geld. Du brauchst eine klare Regel und dreißig Minuten Einrichtungszeit.

Die Drei-Zwei-Eins-Regel

Du willst eine einfache Regel, die für die meisten Situationen ausreicht. Die bewährteste lautet: Drei Kopien Deiner Daten, auf zwei verschiedenen Datenträgern, davon eine außerhalb Deines Gebäudes.

Drei Kopien: Das Original auf Deinem Rechner, eine Sicherung auf einer externen Festplatte oder einem Netzwerkspeicher, und eine weitere Sicherung an einem anderen Ort.

Zwei verschiedene Datenträger: Wenn Dein Rechner und die externe Festplatte am selben Schreibtisch stehen und ein Wasserschaden beide zerstört, hilft die Sicherung nichts. Deshalb: mindestens zwei verschiedene Speicherarten.

Eine Kopie außer Haus: Brand, Einbruch, Wasserschaden. Alles, was Dein Büro betrifft, betrifft auch die Sicherung, die im Büro liegt. Eine Kopie außerhalb des Gebäudes schützt vor diesen Fällen. Das kann ein verschlüsselter Speicherdienst im Netz sein, eine Festplatte im Bankschließfach oder beim Steuerberater.

Welche Daten wirklich gesichert werden müssen

Du hast einen Rechner mit dreihundert Gigabyte Daten. Nicht alles davon ist gleich wichtig. Programme lassen sich neu installieren. Betriebssysteme lassen sich neu aufsetzen. Aber Deine Kundendaten, Deine Buchhaltung und Deine Verträge sind unwiederbringlich, wenn sie weg sind.

Sortiere Deine Daten nach Wichtigkeit:

Unverzichtbar: Kundendatenbank, Buchhaltung, Verträge, Rechnungen, Passwörter. Diese Daten müssen täglich gesichert werden. Ihr Verlust bedroht die Geschäftsfähigkeit.

Wichtig: Projektunterlagen, E-Mail-Archiv, Vorlagen, Angebote. Diese Daten sollten mindestens wöchentlich gesichert werden. Ihr Verlust kostet Zeit und Nerven, bedroht aber nicht das Unternehmen.

Nachrangig: Programmdateien, temporäre Dateien, heruntergeladene Handbücher. Diese Daten lassen sich wiederbeschaffen und müssen nicht gesichert werden.

Automatisch ist besser als manuell

Du nimmst Dir vor, jeden Freitag die Daten auf eine externe Festplatte zu kopieren. In der ersten Woche klappt es. In der zweiten hast Du Freitagnachmittag einen Kundentermin. In der dritten vergisst Du es. Ab der vierten Woche liegt die Festplatte unbenutzt in der Schublade.

Manuelle Sicherung scheitert fast immer an der menschlichen Natur. Die Lösung: Richte die Sicherung einmal ein und lasse sie automatisch laufen. Jedes gängige Betriebssystem bringt eine Sicherungsfunktion mit, die sich in wenigen Minuten einrichten lässt.

Einmal eingerichtet, läuft die Sicherung im Hintergrund. Du merkst nichts davon, bis Du sie brauchst. Und dann bist Du froh, dass sie da ist.

Die Sicherung testen, bevor Du sie brauchst

Du hast eine automatische Sicherung eingerichtet und fühlst Dich sicher. Aber hast Du jemals geprüft, ob sich die gesicherten Daten auch tatsächlich wiederherstellen lassen? Die meisten Unternehmen beantworten diese Frage mit Nein.

Eine Sicherung, die nicht getestet wurde, ist ein Versprechen ohne Beweis. Festplatten können defekt sein, Dateien können beschädigt werden, Sicherungsprogramme können stillschweigend Fehler produzieren.

Einmal im Monat reicht ein einfacher Test: Stelle eine beliebige Datei aus der Sicherung wieder her. Öffne sie. Prüfe, ob der Inhalt vollständig und aktuell ist. Wenn das funktioniert, funktioniert die Sicherung. Wenn nicht, weißt Du es rechtzeitig und nicht erst im Ernstfall.

Verschlüsselung: Auch die Sicherung braucht Schutz

Du sicherst Kundendaten auf einer externen Festplatte und nimmst sie mit nach Hause. Auf dem Weg verlierst Du sie. Jetzt hat jemand Zugriff auf alle Deine Kundennamen, Adressen und Rechnungen.

Deshalb gehört jede Sicherung verschlüsselt. Die meisten Sicherungsprogramme bieten diese Funktion an. Du gibst einmal ein Kennwort ein, und alle gesicherten Daten werden vor dem Speichern verschlüsselt. Ohne das Kennwort ist die Festplatte für Fremde nutzlos.

Bewahre das Kennwort an einem sicheren Ort auf, getrennt von der Sicherung selbst. Ein Zettel im Tresor oder ein Eintrag in einem Kennwortspeicher sind gute Möglichkeiten. Ohne Kennwort keine Wiederherstellung, auch nicht für Dich selbst.

Was Erpressungsprogramme mit Deiner Sicherung zu tun haben

Du liest von Unternehmen, deren Daten verschlüsselt und nur gegen Lösegeld freigegeben werden. Das passiert nicht nur Großkonzernen. Kleine Unternehmen sind sogar bevorzugte Ziele, weil sie oft schlechter geschützt sind.

Ein Erpressungsprogramm verschlüsselt alles, was es erreichen kann. Wenn Deine Sicherungsfestplatte ständig am Rechner angeschlossen ist, wird sie mitverschlüsselt. Dann hilft die Sicherung nichts mehr.

Zwei Maßnahmen schützen dagegen: Erstens, die Sicherungsfestplatte nach dem Sichern vom Rechner trennen. Zweitens, mindestens eine Sicherung aufbewahren, die nicht über das Netzwerk erreichbar ist. Eine Festplatte im Schrank, die nur zum Sichern angeschlossen wird, ist gegen Erpressungsprogramme immun.

Wie oft und wie lange sichern

Du fragst Dich, ob tägliche Sicherung ausreicht oder ob es stündlich sein muss. Die Antwort hängt von einer einfachen Frage ab: Wie viel Arbeit darfst Du verlieren?

Wenn Du bereit bist, die Arbeit eines Tages zu wiederholen, reicht eine tägliche Sicherung. Wenn schon der Verlust einer Stunde Arbeit schmerzhaft wäre, brauchst Du häufigere Sicherungen.

Für die meisten kleinen Unternehmen ist eine tägliche automatische Sicherung der wichtigsten Daten ein guter Anfang. Die wöchentliche Sicherung auf einen externen Datenträger außer Haus ergänzt den Schutz gegen größere Schäden. Und monatliche Tests stellen sicher, dass alles funktioniert.

Wie lange Du Sicherungen aufbewahrst, hängt vom Platz und von gesetzlichen Vorgaben ab. Buchhaltungsdaten müssen in Deutschland zehn Jahre aufbewahrt werden. Für andere Daten reicht oft ein rollierendes Fenster von dreißig bis neunzig Tagen.