Praxisfall: Die stille Sabotage in Abteilung XY
Vor einiger Zeit hatte ich einen Beratungsauftrag, der mich wirklich ins Grübeln gebracht hat: In einer Abteilung lief seit Monaten alles schief, Projekte verzögerten sich, die Qualität ließ nach, und niemand konnte sich erklären, woran es lag; auf dem Papier war alles perfekt organisiert, die Prozesse klar definiert, die Zuständigkeiten sauber verteilt.
Was wir dann entdeckt haben, als wir genauer hingeschaut haben, war ein faszinierendes Phänomen: Die offizielle Struktur existierte nur auf dem Papier, während sich darunter ein völlig anderes System gebildet hatte, mit eigenen Regeln, eigenen Kommunikationswegen und eigenen Machtzentren, die mit dem Organigramm ungefähr so viel zu tun hatten wie ein Stadtplan von 1950 mit der heutigen Realität.
Die vermeintliche "Sabotage" war gar keine böswillige Aktion, sondern das System hatte sich selbst reorganisiert, um mit den tatsächlichen Gegebenheiten klarzukommen; nur hatte das leider niemand bemerkt, weil alle immer noch auf die offizielle Struktur geschaut haben.
Das Phänomen der unsichtbaren Parallelstrukturen
Wenn die offizielle Struktur nicht zur Realität passt, entwickeln Organisationen automatisch Workarounds. Diese sind nicht böswillig, sondern versuchen das System am Laufen zu halten. Das Problem: Sie werden oft als "Sabotage" missverstanden.
Konkret sahen wir in diesem Fall: Die Projektleiterin hatte offiziell die Verantwortung, aber die tatsächlichen Entscheidungen trafen drei Fachkräfte aus verschiedenen Abteilungen in einem wöchentlichen inoffiziellen Meeting. Die offiziellen Kommunikationswege funktionierten nicht, also entstand ein paralleles Informationssystem über persönliche Gespräche und Instant Messages.
Das Paradoxe: Das informelle System war eigentlich effizienter als das offizielle. Die Probleme entstanden nicht durch die Parallelstruktur, sondern durch die Reibung zwischen beiden Systemen. Jeder versuchte, beiden gerecht zu werden, was zu Verwirrung und Doppelarbeit führte.
Symptome für Parallelstrukturen
Achte auf diese Signale:
- Wichtige Entscheidungen werden "nebenbei" getroffen
- Informelle Meetings sind wichtiger als offizielle
- Bestimmte Personen werden immer gefragt, obwohl sie nicht zuständig sind
- Offizielle Kommunikationswege werden umgangen
- Es gibt "ungeschriebene Regeln", die jeder kennt
Die Lösung war nicht, die informelle Struktur zu zerschlagen, sondern sie sichtbar zu machen und mit der offiziellen abzugleichen. Wir haben das Team gefragt: "Wie arbeitet ihr wirklich zusammen?" und "Was bräuchtet ihr, damit das offiziell so funktionieren könnte?"
Das Ergebnis: Eine neue Projektstruktur, die der gelebten Realität entsprach, offizielle Kommunikationskanäle, die tatsächlich genutzt wurden, und vor allem: Das Ende des ständigen Gefühls, gegen das System arbeiten zu müssen.
Der entscheidende Lerneffekt
Systeme organisieren sich selbst, ob wir das wollen oder nicht. Statt gegen diese Selbstorganisation zu kämpfen, können wir lernen, sie zu verstehen und produktiv zu nutzen. Die beste Struktur ist die, die der Realität entspricht, nicht die, die auf dem Papier schön aussieht.
Diese Geschichte zeigt, warum es so wichtig ist, die tatsächlichen Systeme in einer Organisation sichtbar zu machen. Erst wenn wir verstehen, wie die Dinge wirklich laufen, können wir sie verbessern, statt gegen Windmühlen zu kämpfen.
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